¿Lo necesitas?

La pyme que crece a base de hojas de cálculo

El negocio va bien y el equipo crece. Pero el día a día se sigue sosteniendo con hojas de cálculo, mucho copiar y pegar y la memoria de dos o tres personas.

• Para saber una cifra tienes que pedírsela a la única persona que sabe sacarla del CRM.
• Los mismos datos se escriben dos o tres veces en herramientas distintas.
• Cuando alguien se va de vacaciones, algunas tareas se paran.
• Cada mes alguien pasa una tarde montando el mismo informe a mano.
• Cada área tiene su propia cifra de ventas, y no coinciden.

Lo primero es decidir dónde vive cada dato y quién responde de él, y después automatizar lo que se repite. A veces también encaja un agente que responde preguntas sobre los datos de tu empresa. Así cualquiera puede encontrar la cifra sin tener que pedirla, y el informe de cada mes deja de comerse una tarde.

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La empresa con equipo comercial y contactos que llegan

Te llegan contactos por la web, por campañas o por recomendación, y un equipo comercial tiene que atenderlos.

• Alguien decide a mano, al final del día, a qué contacto se llama primero.
• Los contactos buenos esperan lo mismo que los que no iban a comprar.
• No hay forma segura de saber de qué campaña vino cada cliente.
• El comercial entra en la llamada sin saber qué miró el cliente ni qué preguntó.
• Cada propuesta comercial se escribe desde cero.

Lo que suele funcionar es un sistema que lee cada contacto, valora si encaja y se lo pasa a quien le toca en tu equipo, con el contexto ya preparado. Así tu equipo llama primero a quien tiene más opciones de comprar y llega a la llamada sabiendo de qué hablar.

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El equipo en remoto o repartido

La gente trabaja desde sitios y con horarios distintos, así que la empresa vive en el chat, las videollamadas, el correo y los documentos compartidos.

• Una decisión se toma en un hilo de chat y un mes después cuesta encontrarla.
• Para saber cómo se hace algo hay que preguntar, porque no está escrito en ningún sitio.
• Hay reuniones que solo sirven para ponerse al día de lo que ya se dijo por escrito.
• Una persona nueva tarda semanas en saber dónde está cada cosa.

Aquí ayuda decidir dónde vive cada tipo de información y quién la mantiene al día, y después darle al equipo una forma fácil de preguntar y encontrarla. Así las decisiones quedan escritas y quien llega nuevo encuentra las cosas sin tener que preguntar. Lo cuento con más calma en «Tu empresa ya es un sistema».

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La empresa donde cada uno usa su propia IA

En tu empresa no se ha aprobado ninguna herramienta de IA, pero medio equipo ya usa una con su cuenta personal para escribir, resumir o analizar.

• Has visto a alguien pegar un contrato o un listado de clientes en un chat de IA.
• No hay una norma escrita sobre qué datos se pueden usar con IA y cuáles no.
• Llegan a clientes textos sin revisar con cuidado.
• No sabrías decir qué herramientas de IA usa hoy tu equipo.

Mi propuesta es ordenarlo sin prohibirlo: una herramienta aprobada, una política de uso breve, reglas claras sobre los datos y formación práctica. Va en la línea de lo que pide el artículo 4 del AI Act, y así tu equipo sigue usando IA mientras tú sabes qué datos salen y adónde. Lo explico en «IA en la sombra».

Pregunta por la formación

La empresa con una web que solo informa

La web recibe visitas y tiene buen aspecto, pero funciona como un folleto de los de antes: informa y espera.

• Un mensaje que llega el viernes por la tarde no se contesta hasta el lunes.
• No sabes qué páginas leen los clientes antes de escribirte, ni dónde se van.
• No se ha comprobado si la web se puede usar solo con teclado o con un lector de pantalla.
• En el móvil tarda en cargar y el formulario es incómodo.
• No sabes si tu web cumple las normas de privacidad y de accesibilidad.

La idea es tratar la web como tu primer empleado, que atiende a cualquier hora por texto, voz o teléfono y avisa al equipo cuando alguien necesita a una persona. Y, además, que la pueda usar cualquiera, también con teclado o con lector de pantalla. Lo desarrollo en «Tu web como primer empleado».

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La empresa que fue encadenando herramientas

Con los años se han ido sumando aplicaciones, conexiones entre ellas y automatizaciones, y cada una llegó en su día para resolver un problema concreto.

• No hay un mapa de qué datos pasan de una herramienta a otra.
• Si una automatización falla, te enteras cuando se queja un cliente.
• Pagas herramientas y ya no recuerdas por qué se contrataron.
• Hay procesos en los que una IA decide algo y no se revisa qué decidió.

Aquí encaja un diagnóstico de sistemas y flujos, del que sale un mapa de qué herramientas usa tu equipo, qué datos pasan por cada una y dónde decide la IA. Ese mapa lo leo de dos formas, buscando dónde hay riesgo y dónde se pierden horas. Y ojo, porque el diagnóstico detecta problemas, pero no certifica el cumplimiento.

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La empresa que atiende muchas consultas de clientes

Cada día llegan preguntas por correo, teléfono, chat o redes, muchas se parecen bastante y aun así el equipo las contesta una a una.

• Tu equipo responde cada semana las mismas preguntas sobre plazos, precios o el estado de un pedido.
• Un cliente pregunta por dos canales y recibe dos respuestas distintas.
• Las quejas se resuelven, pero no se mira qué las provoca.
• Fuera de horario, las consultas se acumulan hasta el día siguiente.

Aquí va bien un agente que contesta las preguntas que se repiten con tu información real y pasa a una persona las que necesitan criterio, con el caso ya resumido. Así tu equipo dedica su tiempo a los clientes que de verdad lo necesitan, y de paso ves qué preguntas llegan y por qué.

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La empresa que vive entre facturas, pedidos y papeles

Las facturas de proveedores, los pedidos, los albaranes y los contratos llegan por correo o en PDF, y alguien tiene que leerlos y copiar los datos a mano.

• Alguien pasa horas copiando datos de facturas o pedidos a otra herramienta.
• Un error al copiar un importe se descubre semanas después, al cuadrar las cuentas.
• Para saber si un pedido está entregado y facturado hay que mirar en tres sitios.
• Los vencimientos de contratos y pagos dependen de los recordatorios de una sola persona.

Lo que encaja aquí es un sistema que lee cada documento, saca los datos y los lleva a su sitio, y que avisa a una persona cuando algo no cuadra. Así tu equipo deja de copiar a mano y se queda solo con lo que necesita su criterio.

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La empresa que paga a otros por trabajo que se repite

Cada mes pagas a una agencia, a un proveedor o a tu propio equipo por tareas que siguen una y otra vez los mismos pasos.

• Pagas por horas y no sabes cuánto te cuesta cada resultado.
• Revisas a mano lo que te entregan, porque no está escrito qué es un trabajo bien hecho.
• Tu equipo pasa horas cualificando contactos, preparando informes o revisando expedientes.
• Cuando hay más volumen, la única salida es contratar o pagar más horas.

La salida es pasar esa tarea a la IA, y antes de empezar acordamos por escrito cuándo se da por terminada y cuánto cuesta. Lo explico paso a paso en «Cómo trabajo».

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